幹事さん必見！結婚式二次会の幹事が準備しておくべきこと

結婚式の二次会の幹事を任されたら、どのような段取りで進めていけば良いでしょうか。二次会を成功させるためには、しっかりとした準備と打ち合わせが大切。どこまで準備できたか、予定を確認しながらチェックしていくことがポイントです。ここでは、結婚式二次会において幹事が準備するものについて期間別に押さえていきましょう。

結婚式二次会幹事が３カ月前に準備しておくべきこと

二次会が決まって最初に行うことは、新郎新婦との「どのような二次会にしたいか」という打ち合わせです。招待するゲストのおおまかな人数を決め、どのようなイベントを行いたいかを確認し、それに合わせた二次会会場を押さえる作業を行います。特に会場の選定はできるだけ早いほうが望ましく、遅くなるとすでに予約が入ってしまっていたり、イメージしている会場が確保できなくなる可能性があります。場所選定は遅くとも３カ月前に決定しておくことが理想です。

最近ではインターネットでも会場の情報を知ることができますが、やはり自分で会場に足を運び、どのような二次会が開催できるのかをイメージすることが大切です。下見のために会場を回っているだけで時間はすぐに経過してしまいますので、結婚式の披露宴会場が決まったら、速やかに周辺で二次会会場を探すようにしましょう。

結婚式二次会幹事が２カ月前に準備しておくべきこと

２～３カ月前ほどになると、会場での具体的な内容の打ち合わせを行います。どのような余興や演出を行うか、料理の内容や二次会の進行方法なども相談しながら煮詰めていくようにしましょう。

招待客に案内を出す時期もこの頃です。郵送で正式な招待状を送る方法もありますが、最近ではメールやSNSで通知するというスタイルも多くなっています。参加人数を把握するためにも、特に郵送での通知はできるだけ早めに出すようにしましょう。SNSやメールの場合は参加者が知り合いでない場合のトラブルを防ぐために幹事からではなく、新郎、新婦本人から送受信するようにしてください。

結婚式二次会幹事が１カ月前に準備しておくべきこと

１カ月ほど前になると、より具体化させて二次会の内容を決定していきます。まず仮人数を会場側へ報告しますが、本番に近い人数をできるだけ伝えられるように、この時期には集計を済ませておけると良いでしょう。参加人数が決まると、二次会に必要な予算の選定も明確になります。料理やイベント、余興の内容や進め方なども決定しておきましょう。余興でプレゼントや賞品、パーティーグッズなどの準備も、仮の参加人数が決まるこの時期に行います。

結婚式二次会幹事が2週間前～1週間前に準備しておくべきこと

準備もいよいよ大詰めになりました。会場へ最終の参加人数を報告し、幹事メンバーでの役割確認を行います。司会や受付、音響などそれぞれ担当者を確認し、おおまかなリハーサルを行っておくと良いでしょう。進行のチェックなども行い、余興の小道具やアイテム、プレゼントの品などに不備や不足がないかも確認しておきましょう。会場との最終確認も行い、万全の体勢で二次会に挑みましょう。

このように結婚式二次会の幹事はすることも多く、直前になって焦ってしまわないように準備をしっかりと行うことが大切です。上記を参考に二次会幹事としての準備を進めてみてください。